Digitale Dokumente – der Weg in ein elektronisches Verwaltungssystem

In einer Zeit, in der Technologie und Digitalisierung unser tägliches Leben immer stärker prägen, ist es nicht verwunderlich, dass sich auch die Verwaltung von Dokumenten und Informationen einem digitalen Wandel unterzieht. Die Einführung eines elektronischen Verwaltungssystems für digitale Dokumente ermöglicht Unternehmen eine effizientere und zukunftsorientierte Arbeitsweise. Wie Sie mit digitalen Dokumenten ressourcenorientiert handeln, Kosten einsparen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Exkurs: Papierherstellung

Zunächst einmal ein kleiner Ausflug in die Papierherstellung. Für die Herstellung von Papier wird Holz, Wasser und Energie benötigt.

Ein kleines Beispiel in Zahlen: 500 Blatt Kopierpapier mit dem Format DIN A4 haben ein Gewicht von 2,3 Kilogramm. Hierfür werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt.

Um Holz für die Papierherstellung zu gewinnen, müssen Bäume gefällt werden.  Vornehmlich wird dieser Rohstoff aus Brasilien und Skandinavien importiert. Schon gewusst? Jeder zweite Baum, der sein Leben lassen muss, wird für die Herstellung unseres Papiers gefällt.

Von Wasserknappheit hat bestimmt jeder schon mal gehört. Es gibt Länder, in denen laut Weltgesundheitsorganisation (WHO) einer Person lediglich 50 Liter Wasser am Tag zur Verfügung steht. Mit 130 Litern Wasser könnte eine dieser Personen fast drei Tage auskommen. Ein weiterer Vergleich wäre eine 10-minütige Dusche, diese verbraucht im Schnitt ca. 130 Liter Wasser.

Wussten Sie, dass die Papierindustrie mit zu den energieintensivsten Industrien in Deutschland gehört? Vergleichsweise könnten Sie mit der benötigten Energie für die Herstellung von 500 Blatt Kopierpapier einen VW e-Golf ca. 170 Kilometer bewegen.

Digitale Dokumente – der Weg in die Zukunft

Der Übergang von papierbasierten zu digitalen Dokumenten bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. Ein elektronisches Verwaltungssystem ermöglicht die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form.

In einer immer stärker vernetzten und technologiegetriebenen Welt ist die Umstellung auf digitale Dokumente beziehungsweise ein papierloses Büro unumgänglich, um mit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt Schritt zu halten. Die Umstellung auf ein elektronisches Verwaltungssystem ist nicht nur ein Schritt in Richtung Innovation, sondern auch eine Investition in die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Das Büro ohne Papier – welche Vorteile bringt das?

Neben den ökologischen Aspekten wie dem ressourcenorientierten und nachhaltigen Handeln bringt das papierlose Büro weitere Vorteile wie Kostenersparnissen sowie Steigerung der Effizienz mit sich. Darunter können Unternehmen mit diesen Vorteilen rechnen.

Platzersparnis: In Büros findet man unzählige Regale und Schränke voll mit Aktenordner. Dieser Platz kann mit digitalen Dokumenten anders, genauer gesagt effektiver genutzt werden.

Steigerung der Effizienz: In wenigen Klicks können Dokumente online gefunden werden. Der Zeitaufwand bei der Suche nach den Dokumenten in Ordnern entfällt.

Kostenersparnisse: Nicht nur das Kopierpapier kostet Geld, auch der Drucker mit der dazugehörigen Tinte oder Toner verursachen erhebliche Kosten, welche mit einem elektronischen System eingespart werden können. Auch bei den Personalkosten können erhebliche Einsparungen gemacht werden.

Flexibler und mobiler Zugriff auf die Dokumente: Prozesse werden optimiert, da die Dokumente orts- und zeitunabhängig aufgerufen werden können.

Einfachheit der Bearbeitung von Dokumenten: Änderungen in Dokumenten können direkt online vorgenommen und gespeichert werden.

Wie werden digitale Dokumente effizient verwaltet?

Wie wäre es, wenn Sie den ersten Schritt in Richtung einer effizienteren und sichereren Datenverwaltung machen? Mit unserem Cloud-System haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente in einem NAS-Dateiserver zu speichern – und das alles unter Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Wir scannen Ihre Dokumente direkt vor Ort und speichern sie digital mit Volltexterkennung. Das papierlose Büro nutzt hierfür zwei Festplatten, damit Sie und Ihr Unternehmen eine doppelte Datensicherheit genießen können. Aber das ist noch lange nicht alles!

Unser Cloud-System ermöglicht Ihnen, selbst zu entscheiden, welche Dokumente digitalisiert werden sollen. Dabei können Sie in Sekundenschnelle auf Ihre Unterlagen zugreifen und diese durch eine intelligente Suchfunktion finden. Mit einer künstlichen Intelligenz können Ihre Dokumente nach Kundennummer, Name, Datum oder Aktenzeichen sortiert werden – ganz so, wie Sie es möchten. Und das Beste daran: Sie können von überall auf der Welt auf Ihre Daten zugreifen, ganz egal welches Gerät Sie nutzen.

Unsere Cloud kann nahezu jede Art von Dokumenten speichern. Von Urkunden über Notarverträge bis hin zu Rechnungen oder Kaufvereinbarungen. Und wenn Sie eine spezielle LP-Sammlung haben, die Sie digitalisieren möchten, dann sind Sie bei uns ebenfalls an der richtigen Adresse. Mit unserer Lösung machen Sie Ihr Büro einfach und schnell fit für die Zukunft!

Welche Risiken gibt es beim papierlosen Büro?

Es besteht eine Abhängigkeit von elektronischen Systemen, weshalb es zu Risiken in Form von ausgefallener Technik oder Datenverlust, etwa durch Fehler oder Hacker kommen kann.

Wichtig bei der Einrichtung eines papierlosen Büros sind die Einhaltung von Richtlinien und vor allem den Datenschutzbestimmungen, was Fachwissen erfordert.

Die offensichtlichen Vorteile wie die Einsparung von Platz, Zeit und Kosten sowie der Beitrag zum Umweltschutz überwiegen gegenüber den potenziellen Risiken.

Zusätzlich erfordert die Einführung eines elektronischen Verwaltungssystems eine sorgfältige Planung sowie regelmäßige Überprüfung und Updates.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das papierlose Büro in Form von digitalen Dokumenten einige lohnende Vorteile mit sich bringt. Denken und handeln Sie heute noch umweltbewusst, ressourcenschonend und nachhaltig und führen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein papierloses Büro ein.