Das papierlose Büro: Mit Digitalisierung in die Zukunft

Die Vision von Büros, die fast ausschließlich ohne Papier arbeiten, ist bereits in die Jahre gekommen. Bis heute ist die Idee von digitalisierten Arbeits- und Ablageprozessen viel zu wenig im Alltag angekommen. Vielmehr bestimmen immer noch Aktenordner und der Einsatz von Druckern die tägliche Routine im Leben vieler Menschen.

Denken Sie an ein kleines Päckchen Kopierpapier mit 500 Blatt in der Größe DIN A4. Mit gerade einmal 2,3 kg sieht es harmlos aus, aber die Wahrheit hinter diesem „bisschen“ Papier ist erschreckend. Für die Herstellung dieser Papiermenge werden 7,5 kg Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt.

Wenn man bedenkt, dass allein in Deutschland im Jahr durchschnittlich 250 kg Papier pro Person verbraucht werden, wird das Ausmaß unserer Abhängigkeit besonders deutlich. Das sind etwa 500 Bücher pro Person und Jahr! Diese Zahlen machen Deutschland zu einem der größten Papierverbraucher der Welt. Zum Vergleich: Der EU-Durchschnitt liegt bei 180 kg und der weltweite Durchschnitt bei rund 55 kg.

Unser Unternehmen ist nicht nur in München, sondern in ganz Deutschland seit 15 Jahren im Einsatz. Ziel ist es, Büroprozesse papierlos zu bewältigen, verbunden mit dem angenehmen und erstrebenswerten Nebeneffekt, weniger Bäume zu fällen und der Zerstörung unseres Planeten Einhalt zu gebieten. Auch wenn der Schritt zum papierlosen Büro anfangs eine große Hürde ist, bildet er letztendlich eine Investition in die Zukunft.

Ein Büro ohne Papier – kann paperless wirklich funktionieren?

Ein papierloses Büro minimiert den Verbrauch von Papier in entscheidender und vielfältiger Weise. Durch Prozesse wie die Digitalisierung von Dokumenten oder die Implementierung von bestimmten Technologien wird dies möglich. Reduzierter Papierverbrauch bedeutet weniger Abholzung, geringeren Wasserverbrauch und einen kleineren CO₂-Fußabdruck. Dies ist aber nur die Spitze des Eisbergs.

Ein digital eingerichtetes Büro, welches sich komplett von der Papierabhängigkeit löst, bietet Vorteile, die weit über den ökologischen Aspekt hinausgehen. Statt Regalen voller Aktenordner werden Dokumente in einer übersichtlichen digitalen Umgebung abgelegt. Ihr Büro quillt nicht länger über und Sie können Schränke für andere Zwecke nutzen. Gleichzeitig sind sämtliche Firmenprozesse zeit- und ortsunabhängig abrufbar.

Mit intelligenten Speichermöglichkeiten zum digitalen Büro

Ein erster Schritt könnte der Aufbau eines eigenen Cloud-Systems sein. Ein NAS-Dateiserver speichert dabei Ihre Dokumente unter Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Wir gewährleisten die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente, indem wir diese direkt vor Ort scannen, digitalisieren und archivieren, inklusive Volltexterkennung. Das papierlose Büro nutzt hierfür zwei Festplatten: Auf der einen befindet sich die Software für das Dokumentenmanagement, während die andere für die Back-up-Erstellung zuständig ist. Dies ermöglicht eine doppelte Datensicherheit. Die Cloud befindet sich dabei in Ihren Räumlichkeiten. Zudem können die gescannten Dokumente auf einem USB-Stick gesichert werden.

Sie entscheiden, welche Dokumente digitalisiert werden. In Sekundenschnelle können Sie Ihre Dokumente durch die intelligente Suchfunktion finden. Dabei macht es die Verwendung künstlicher Intelligenz möglich, dass alle Unterlagen nach Kundennummer, Name, Datum oder Aktenzeichen sortiert werden. Der Datenzugriff ist nicht nur von Ihrem Büro aus gewährleistet, sondern von überall auf der Welt. Hierbei spielt die Art des genutzten Geräts keine Rolle, egal ob Windows, Mac, iOS (Apple), Android (Google) oder Linux.

Die Cloud kann nahezu jede Art von Dokumenten speichern. Von Urkunden über Notarverträge bis hin zu Rechnungen oder Kaufvereinbarungen. Selbst spezielle LP-Sammlungen können digitalisiert und abgelegt werden. Dies macht das System flexibel, sodass es sowohl für Privatpersonen als auch für Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Handwerksbetriebe und sämtliche weiteren Berufszweige und mittelständische Unternehmen geeignet ist. Fotografen können ihre Werke beispielsweise digital abspeichern und archivieren, – was für ein Mehrwert!

Das papierlose Büro – Einsparungen in vielen Bereichen

Die Vorteile liegen also klar auf der Hand. In der Zukunft kann so nicht nur Papier gespart werden, sondern auch Personalkosten und Verbrauchsmaterial wie Tinte und Toner. Durch den ortsunabhängigen Zugriff können Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, was wiederum Kosten für Büroflächen und Mieten minimiert. Und nicht zu vergessen sind die Portokosten, die durch den digitalen Versand komplett entfallen.

Anfangs mögen diese Einsparungen vielleicht nicht sonderlich groß erscheinen. Eine Packung Papier, ein neuer Toner oder die Wartung des Druckers sind in der Einzelbetrachtung eher unscheinbar. Die finanziellen Auswirkungen sollten jedoch nicht unterschätzt werden. Beobachtet man die scheinbar kleinen Beträge über das gesamte Jahr hinweg, addieren sie sich zu einer erheblichen Summe. Wenn all diese Aspekte berücksichtigt werden, wird die Bedeutung auf die Umstellung auf ein papierfreies Büro ersichtlich.

Lassen Sie uns gemeinsam den Schritt in eine Zukunft wagen, in der Nachhaltigkeit und modernste Technologien Hand in Hand gehen. Gemeinsam können wir eine effizientere und bewusstere Arbeitsumgebung schaffen, die nicht nur den Anforderungen unserer Zeit gerecht wird, sondern auch der Verantwortung gegenüber unserem Planeten.